E-wat?
Een e-factuur is een gestructureerde elektronische factuur in een gestandaardiseerd formaat (zoals XML), die direct van het systeem van de verzender naar dat van de ontvanger wordt gestuurd. Belangrijk: een e-factuur is geen PDF! Een PDF kan niet automatisch worden verwerkt. Wel kan je een leesbare PDF-versie meesturen.
Wat staat erin?
- Gegevens van de verkoper en koper
- Factuurnummer & datum
- Beschrijving van de geleverde goederen/diensten
- Bedragen en btw-tarieven
Voor wie?
Alle Belgische btw-plichtige bedrijven (behalve vrijgestelde onder artikel 44) zijn vanaf 1 januari 2026 verplicht om e-facturen te gebruiken voor B2B-transacties. Dit was momenteel al verplicht voor B2G-transacties van meer dan 3.000 euro. Facturatie naar particulieren blijft vrij.
Let op: U moet ook e-facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen!
Wat is PEPPOL?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is een beveiligd netwerk waarmee bedrijven e-facturen en andere documenten veilig en gestandaardiseerd kunnen uitwisselen.
Voordelen van e-facturatie:
E-facturatie lijkt misschien wel even een drempel waar je met je onderneming over moet, maar het heeft ook voordelen:
Automatisatie
Er komt geen maatwerk aan te pas en maakt automatische verwerking mogelijk.
Efficiëntie
Automatische verwerking vermindert administratief werk en verkleint de kans op fouten.
Snelheid
De verwerkingstijd is korter omdat alles geautomatiseerd verloopt.
Milieuvriendelijk
Alles verloopt digitaal, dus je verbruikt minder papier.
Kostenbesparend
Je verbruikt minder papier en hebt lagere verwerkingskosten.
Hoe voorbereiden?
- Analyseer uw huidige facturatieprocessen
- Check uw software: Veel softwarepakketten ondersteunen reeds e-facturatie. Is uw boekhoudpakket compatibel met PEPPOL? Heeft u voldoende in uw pakket of heeft u extra’s nodig? Is er mogelijkheid tot access point? Controleer of u moet upgraden of overstappen.
- Raadpleeg uw boekhouder
- Overweeg en vergelijk een dienstverlener voor implementatie en ondersteuning
- Stel een verantwoordelijke in uw team aan, train hem en starten maar!
Heb ik een dienstverlener nodig?
Dat hangt af van uw bedrijfscomplexiteit. Een externe partner kan helpen met implementatie, naleving en training. Voor kleinere ondernemingen met een beperkt aantal facturen volstaat mogelijk een eenvoudige softwareoplossing. Grotere bedrijven met complexere facturatiestromen en integraties met andere systemen hebben wellicht behoefte aan meer geavanceerde oplossingen.
Door nu actie te ondernemen, zorgt u ervoor dat uw onderneming op tijd klaar is voor de verplichte invoering van e- facturatie in 2026!
Infosessie in samenwerking met 